¶ Mục đích
Quy trình (workflow) là một chuỗi các bước hoặc hành động được thực hiện theo một thứ tự nhất định để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đạt được một kết quả cụ thể. Quy trình thường liên quan đến việc di chuyển thông tin, tài liệu, hoặc công việc từ người này sang người khác hoặc từ bước này sang bước khác trong tổ chức.
- Tăng hiệu quả và năng suất: Quy trình giúp tối ưu hóa thời gian và tài nguyên bằng cách xác định các bước công việc cụ thể, loại bỏ những công việc thừa thãi và giảm thiểu sự lặp lại không cần thiết.
- Đảm bảo chất lượng: Quy trình giúp duy trì và cải thiện chất lượng công việc thông qua việc tiêu chuẩn hóa các bước thực hiện, đảm bảo rằng mọi công việc đều tuân theo các tiêu chuẩn đã đề ra.
- Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Quy trình giúp xác định và loại bỏ các lỗi có thể xảy ra, giảm thiểu rủi ro bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều biết phải làm gì và làm như thế nào.
- Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp: Quy trình tạo ra một cấu trúc rõ ràng cho việc giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận hoặc cá nhân, giúp mọi người biết trách nhiệm và vai trò của mình trong công việc.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý và tuân thủ quy định: Nhiều ngành công nghiệp có các yêu cầu pháp lý hoặc quy định cụ thể mà tổ chức phải tuân thủ. Quy trình giúp đảm bảo rằng tổ chức luôn tuân thủ các yêu cầu này.
- Cải thiện quản lý và giám sát: Quy trình cung cấp các công cụ để quản lý và giám sát công việc, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời.
- Dễ dàng đào tạo và phát triển nhân viên: Quy trình giúp tạo ra các hướng dẫn cụ thể và chi tiết cho việc thực hiện công việc, giúp nhân viên mới dễ dàng nắm bắt công việc và phát triển kỹ năng nhanh chóng.
- Tăng cường tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Quy trình có thể được điều chỉnh và cải tiến liên tục để đáp ứng các thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc yêu cầu mới, giúp tổ chức duy trì tính cạnh tranh và thích ứng tốt hơn với các thay đổi.
¶ Tạo mới
- Truy cập Quản trị > Chọn Chức năng > Chọn Cấu hình > Chọn Quy trình
- Tại menu phải, chọn “ Thêm mới” để tạo mới hoặc click chuột phải vào ô dữ liệu có sẵn bên dưới rồi chọn “Thêm mới”
- Điền thông tin cần thiết > ấn nút Lưu (Lưu ý: các ô dữ liệu có đánh dấu * là bắt buộc phải nhập)
Bảng mô tả các trường dữ liệu trong tạo mới, chỉnh sửa, chi tiết Quy trình
| Trường dữ liệu | Mô tả |
| Tên * | Tên quy trình(mặc định là tiếng Việt, ngoài ra có thêm tiếng Anh,....) |
| Mô tả | Thông tin thêm về quy trình đó |
¶ Cấu hình
Tại danh sách quy trình, chọn Cấu hình ở mỗi quy trình
Mặc định nếu vừa tạo thì quy trình sẽ có dạng như sau:
Tùy vào từng trường hợp và mong muốn thì chúng ta sẽ thêm trạng thái, bước chuyển và kéo quan hệ giữa chúng.Chi tiết hơn thì dưới đây là hướng dẫn :
- Bước 1: Thêm trạng thái vào quy trình:
- Chọn “Thêm trạng thái” ở góc trái bên trên quy trình
- Có 2 cách thêm bước chuyển: Chọn “Thêm bước chuyển” ở góc trái bên trên quy trình rồi thêm hoặc đơn giản hơn là bạn có thể nhấn chọn trạng thái, rồi kéo dây từ trạng thái này sang trạng thái khác
- Chúng ta cũng có thể cài đặt cho trạng thái chúng ta mong muốn về “Tất cả”(Tại bất kỳ bước bào cũng chuyển được về trạng thái đó)
- Sau khi đã vẽ xong quy trình, chọn Xuất bản cho lần đầu tiên
- Sau khi xuất bản quy trình thành công, chúng ta có thể chỉnh sửa rồi Lưu tại phiên bản hiện tại hoặc có thể Xuất bản để lên phiên bản tiếp theo
Lưu ý * :
- Trong khi vẽ quy trình ta có thể xóa và thêm trạng thái, bước chuyển.
- Vị trí trạng thái và dây khi bạn vẽ sẽ được lưu và hiển thị ra đúng như phiên bản.
- Vì hiện tại hệ thống chưa có bản lưu nháp. Nên các bạn nhớ nhấn Lưu hoặc Xuất bản nhé.
¶ Quản lý Quy Trình
Bảng mô tả các tác vụ:
| Tác vụ | Mô tả |
|---|---|
| Thêm mới | Thêm mới quy trình |
| Chỉnh sửa | Chỉnh sửa quy trình có sẵn trong hệ thống |
| Xóa | Xóa quy trình trong hệ thống |
| Cấu hình | Cấu hình quy trình như tự động hóa, điều kiện chuyển bước,… |
| Xem chi tiết | Mở ra thông tin chi tiết của quy trình |